26.07.2025

ESV Eintracht Hameln von 1930 e.V. setzt auf Digitalisierung – easyVerein wird neue Vereinsverwaltungssoftware – Minijobber für Digitaliserung

Der Traditionsverein ESV Eintracht Hameln von 1930 e.V. geht einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft: Fortan verwaltet der Verein seine Mitglieder- und Finanzdaten mit der modernen Vereinssoftware easyVerein. Die Mitgliederverwaltung, Finanzbuchhaltung und interne Kommunikation werden somit effizienter, transparenter und moderner.
 
„Wir haben lange nach einer digitalen Lösung gesucht, die sowohl benutzerfreundlich als auch leistungsstark ist – mit easyVerein haben wir genau das gefunden“, erklärt der Vorstand des ESV Eintracht Hameln. „Die Einführung des Systems bedeutet für uns eine enorme Erleichterung sowie Zeitersparnis im Verwaltungsalltag und für die Arbeit unserer Engagierten – und damit mehr Zeit für das, worum es wirklich geht: den Sport und unsere Mitglieder.“

Umfassende Funktionen für eine moderne Vereinsführung

easyVerein bietet eine cloudbasierte Vereinsverwaltung und überzeugt durch seine Vielzahl an Funktionen, die optimal auf die Bedürfnisse von Vereinen zugeschnitten sind:

Mitgliederverwaltung

Die zentrale Mitgliederdatenbank ermöglicht eine strukturierte und DSGVO-konforme Verwaltung aller Mitglieder. Kontaktdaten, Mitgliedsarten, Eintrittsdaten und weitere Informationen sind jederzeit aktuell und übersichtlich dank der cloudbasierten Verwaltung  von überall aus abrufbar.

Beitragsmanagement & Lastschriften

Beiträge können automatisiert berechnet und per SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden – individuell einstellbar je nach Mitgliedsstatus oder Abteilung. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen.

Finanzverwaltung & Buchhaltung

Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Kassenbücher können direkt im System gepflegt werden. Die Finanzübersicht bietet jederzeit Transparenz über die finanzielle Lage des Vereins für die Zugangsberechtigten unabhängig von einem einzelnen PC. Blitzschnelle Auswertungen und der Export für Steuerberater – alles GoBD-konform.

Dokumentenmanagement

Satzungen, Protokolle, Verträge und andere Vereinsdokumente lassen sich sicher und zentral ablegen. Mit der Rechteverwaltung behalten autorisierte Personen jederzeit Zugriff – egal ob vom Büro oder von zuhause.

Termin- und Veranstaltungsplanung

Ob Trainingszeiten, Vorstandssitzungen oder Vereinsfeiern – mit easyVerein lassen sich Termine online planen, verwalten und mit Mitgliedern kommunizieren.

E-Mail- & Serienbrieffunktion

Die integrierte Kommunikationszentrale ermöglicht gezielte und datenschutzkonforme Informationen an Mitglieder, Gruppen oder den gesamten Verein – mit Vorlagen und automatisierten Abläufen.

Mitgliederportal

Persönlicher Login-Bereich für Mitglieder zur Datenpflege und Abruf seiner Mitgliedsdaten sowie Teilnahme an Vereinsumfragen und an Diskussionsbeiträgen im Forum. Zudem kann jedes Mitglied auf freigegebene Dokumente zugreifen sowie Einsicht in Sitzungsprotokolle, der persönlichen Aufgabenzuteilung und den Terminkalender nehmen.

Vereinsumfragen sowie Aufgaben- und Inventarverwaltung

Neben dem Starten von Vereinsumfragen können den Mitgliedern Aufgaben zugeteilt und kommuniziert werden. Außerdem gibt es eine Funktion zur Inventarverwaltung mit Ausleihfunktion und Raumreservierungen.

Zugriffsrechte

Benutzerdefinierte Zugriffsrechte und differenzierte Berechtigungen für Vorstand, Übungsleiter und Mitgliedergruppen sorgen für Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten im System – ideal für größere Vereine mit verschiedenen Gremien und Zuständigkeiten.

Mobile Nutzung und Cloud-Zugriff

easyVerein ist vollständig webbasiert. Dadurch können Vorstandsmitglieder und Übungsleiter jederzeit und ortsunabhängig auf wichtige Daten zugreifen – auch per Smartphone oder Tablet. Damit ist der Verein nicht mehr abhängig von dem Zugriff auf einzelne, dezentrale PCs.

Support und Weiterentwicklung

Der engagierte Kundenservice sowie regelmäßige Updates sorgen für ein zukunftsfähiges System, das mit den Anforderungen moderner Vereinsführung mitwächst.

Digitalisierung aktiv gestalten – mit Unterstützung vom Land und LSB Niedersachsen

Um das Digitalisierungsvorhaben strukturiert umzusetzen, hat der ESV Eintracht Hameln erstmals einen Minijobber speziell für den Bereich Digitalisierung eingestellt. Die Stelle wird im Rahmen des Förderprogramms "Minijob B – Digitalisierung" aus Mitteln des Landes Niedersachsen und durch den Landessportbund Niedersachsen e.V., denen wir unseren besonderen Dank aussprechen möchten, unterstützt und gefördert.
Die Schwerpunkte dieser Förderung liegen in:

• der Vereinfachung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Verein,
• der Entlastung von ehrenamtlich Engagierten,
• der Gewinnung und Bindung von jungen Engagierten sowie
• der digital gestützten Öffentlichkeitsarbeit.

Mehr zur Förderung: www.lsb-niedersachsen.de/vereinsentwicklung/minijob

Ein zukunftsfähiger Schritt für den Verein

Mit easyVerein und der zusätzlichen Unterstützung durch den Minijobber sieht sich der ESV Eintracht Hameln gut für die Zukunft gerüstet. Die Vereinsverwaltung wurde transparenter und effizienter dank Digitalisierung und cloudbasierter, webgestützter Zentralisierung. Es wurde das Formularwesen überarbeitet, neue Formulare und digitale Tools für die Vereinsverwaltung entwickelt, Apps ausprobiert, das Dokumentenmanagement digitalisiert sowie cloudbasiert zentralisiert und die Kommunikationswege effizienter gestaltet. Einiges steckt auch noch in der fortgeschrittenen Entwicklung wie z. B. ein zentraler Social-Media-Account oder ein digitales Vereinsheft. Trotz dieser strukturellen Veränderungen ist der Aufwand für die Vereinsarbeit insgesamt deutlich gesunken: Prozesse laufen automatisierter, Abstimmungen schneller, der Verwaltungsaufwand reduzierter und Informationen sind zentral verfügbar. Zudem liegt die Verantwortung für die Verwaltung nicht mehr allein bei einer einzelnen Person oder einem einzelnen Computer. Stattdessen ist sie nun auf mehrere Schultern verteilt – zugänglich für alle Berechtigten, ortsunabhängig und sicher. "Die Software unterstützt uns nicht nur organisatorisch – sie stärkt auch den Zusammenhalt im Verein, indem sie Kommunikation und Transparenz vereinfacht", betont der Vorstand abschließend.